先日、色んな絡みで日々の書類について突かれる事務方からの話を。
社長といえども、細々な仕事は我が社ではまだまだ多いんです。
事務方はその一手を担ってるのですが、現場ばかりでなかなか連絡とれない状況で更に悪化する始末。
これはどうなってる？
あれはどうなった？
決めなければいけないことが多く、勝手にやってもらえる仕事ならいいのですが、決裁なければ進まないという悪循環。
そして、事務処理は私が想像するよりも複雑で面倒であるらしく、単発でくるイレギュラーな仕事からはじまり、頻度の低い仕事に対して、必要な情報や書類が違うらしく、求められても頭が追いつきません。
ルーチンワークならまだしもってところですね。
そんなこんなで、一悶着あり、どうしたら細々とした仕事の処理を覚えてるのか？
ふと興味が湧いて質問を。
答えは
『求められる最終的な答え（＝書類等）をイメージして、それに対しての説得材料は何が必要なのか？それを考えてる』
『そんな細かい仕事を頭で覚えることは無理』
そんな内容でした。
要は覚えきれないのは誰でもあるけど、
・なぜそれが必要なのか？
・根拠となるべく説得材料は何をもってするのか？
最終的なイメージをはじめにもって、その過程、プロセスを考えたりする。
『仕事の説明は複雑化になるけど、対応できる能力のある人なら応用力がついて、結果として自分が楽になり、新しい難しい仕事に取り組むことができる』
そんな思考回路のようです。
全てがそれに当てはまるとは思いませんが、別に事務的な仕事ではなくても、この考え方は例をとってみても、私の解体工事の現場でも起こりうることだと思いました。
こういう方の仕事の説明の仕方は私からしてみると特殊です。
普通は仕事のステップ（一連の流れ）を説明しますが、
まず真っ先に
・最終的にこれをやる
からはじまり、
ステップ毎の仕事に対してはなぜこれが必要なのかと細々と説明します。
（必要じゃなかったけど、必要だと判断した理由など）
単的な私としては回りくどいと思いますが、その方の意見としては
『応用力がきく』
とのことでした。
確かに応用力はきくかと思います。
これやって、あれやって
→単純ですが、なぜそれをやってるのか？
分からない人には分からないで終わり、何か問題あった時の対応力がないんですよね。
勉強になりました。
でも、私は単純ですが、報告と対処方法なり、選択肢を提示してもらえればいいかと…
（だから、ぶつかるんですね）